Сделать источником вдохновения: как справляться с многозадачностью

В рубрике «Один вопрос к главе компании» топ-менеджеры и предприниматели рассказывают, как решают одну из прикладных задач в жизни и профессиональной деятельности. Гость выпуска – генеральный директор компании «Юнирест» (управляет брендами Rostic’s и KFC) Татьяна Шаманская. Она рассказала, как справляться с многозадачностью и сохранять продуктивность в течение всего рабочего дня. 

Жизнь в режиме многозадачности – норма для многих предпринимателей и топ-менеджеров. Чтобы ежедневно справляться с десятками заданий, принимать важные решения и при этом не навредить своему здоровью, необходимо выработать определенные привычки.

Организация рутины встреч. Руководителю важно грамотно распланировать каждую встречу, чтобы успеть в обозначенные сроки обсудить насущные вопросы и не выйти за рамки тайминга. Для этого очень важно заранее договориться о рутине проведения встреч. Я всегда прошу сотрудников хорошо готовиться к встречам. В начале сразу важно обозначить, какова цель визита и к чему мы должны прийти. После прошу сотрудников, которые лидировали встречу, зафиксировать основные тезисы, решения, о которых мы договорились, и выслать всем участникам. Важно сделать это в течение суток, пока еще свежи впечатления от обсуждения. 

Записи от руки. Сегодня руководитель не может представить себе жизнь без электронного календаря. Все встречи, мероприятия, задачи обязательно должны быть собраны в одном месте. Запомнить важные моменты лично мне также помогают записи в простой бумажной тетради. Я пробовала пользоваться заметками в телефоне, гаджетами, но для меня это работает хуже. Когда пишу от руки, лучше запоминаю важную информацию. Причем важен именно сам факт фиксации – часто я даже не перечитываю то, что написала. Но сама визуализация дает мозгу запечатлеть то, что необходимо. Для меня это отличный рабочий инструмент. 

Сменить фокус. При наличии большого количества задач практически у каждого складывается ощущение, что времени ни на что не хватает – это норма нашей жизни. Раньше у меня это вызывало чувство тревоги, я переживала, что не успеваю выполнить все вовремя, и из-за стресса тратила много энергии. Сейчас же большой список задач, наоборот, меня воодушевляет: мне настолько хочется реализовать их, что я решила сделать многозадачность своим источником вдохновения. Меня вдохновляет, что у меня много идей и планов впереди, и хочется искать дополнительные возможности, чтобы все реализовать. 

Энергия и переключение. Прежде всего, для каждого бизнесмена важна дисциплина. Причем она помогает не только организовать рабочий процесс, но и не опускать руки при неудачах. Бывают ситуации, которые выбивают тебя из колеи, ты находишься в состоянии опустошения и не понимаешь, как себя собрать. И если есть отработанный метод, который помогает вернуться в нормальное состояние, можно достаточно легко восстановиться. Например, мне помогает восстанавливаться спорт. Я практически каждое утро занимаюсь йогой, хожу в бассейн или тренажерный зал. Важно, чтобы это были регулярные ежедневные занятия. Физическая активность дает энергию на весь рабочий день. Также важно высыпаться. Иначе ты не сможешь заниматься с утра спортом, если не выспался и не восстановился за ночь.

Еще один момент – необходимо в течение дня находить время на смену видов деятельности. На самом деле очень просто распланировать день по минутам, постоянно решая текущие задачи. Но необходимо думать на перспективу, находить новые пути решения. Для этого важно переключаться, чтобы мозг хотя бы недолго работал над чем-то другим, а также создавать незаполненные пространства, например, длительные прогулки. Я, например, начала брать уроки игры на фортепиано и аккордеоне, пою в хоре. Эти виды деятельности помогают мне сразу переключиться, а еще приносят огромное удовольствие. Я чувствую, что получаю какой-то толчок вперед. При этом важно, чтобы это были вещи, которые вам даются непросто, в которых вы не являетесь профессионалами, чтобы нужно было прикладывать усилия для получения результата. Когда мозг активно работает над решением задач, не относящихся к бизнесу, то после возвращения к работе он включается по-новому. Рождаются новые идеи. 

Рабочий режим. Также очень важно соблюдать рабочий режим. Мне, например, благодаря планированию, спорту и игре на музыкальных инструментах хватает энергии на полноценные восемь–девять часов работы. За это время я могу сосредоточенно выполнять рабочие задачи. Дальше эффективность ощутимо падает. Многие в таком случае пытаются получить энергию с помощью кофе или еды, сладкого. И это далеко не лучший способ справиться с многозадачностью. Кофе ненадолго дает энергию, а потом забирает ее, и организм требует уже более серьезной компенсации. Уходить вовремя с работы, отдыхать в выходные, если нет важных встреч, – правила эффективности, дающие силы реализовать серьезные долгосрочные задачи. 

Делегировать контролируя. Невозможно жить в режиме многозадачности, не умея делегировать обязанности. Руководитель не может быть специалистом во всех сферах, есть люди, которые в своих отраслях разбираются лучше. Поэтому важно максимально эффективно использовать этот ресурс. Коллективное участие всегда дает лучший результат, чем индивидуальная работа. Но иногда бывает сложно доверить задачу другому. И тут важно понять причины. Чаще всего подобное случается, когда, переложив на кого-то задачу, на выходе ты получаешь совсем не то, что хотел. Это может происходить от недопонимания в самом начале. И здесь недостаточно просто четко и детально определять человеку или команде задачу на первой встрече, но и через какое-то время уточнить, в том ли направлении они двигаются: провести короткие встречи, где еще раз проговаривать, что должно получиться на выходе. 

Показывать людям, что они важны. При любом, даже самом грамотном планировании иногда по объективным причинам могут отмениться назначенные встречи или поменяется график. От этого никто не застрахован. В таком случае необходимо лично дать понять партнерам, что они важны. То есть найти хотя бы немного времени и самому объяснить людям, которые ждали встречи, что сейчас не получается ее провести по определенным причинам, и извиниться. При этом желательно сразу назначить встречу на другое время и зафиксировать его. Нужно, чтобы руководитель не просто оставил этот вопрос висеть в воздухе, а прояснил ситуацию. Иначе у людей может сложиться представление, что они менее важны и, может, встречу отменили без объективных причин. Лично для меня это очень важный момент, на который, кстати, многие обращают внимание. 

Записала: Екатерина Козлова