Как договориться о длительном отпуске

Когда у кого-то из близких возникли проблемы со здоровьем и требуется ваша помощь, когда вы хотите вернуться к учебе или нужно на время уйти с работы по другим личным причинам, вам придется просить об отпуске.

Перспектива пугает. Как отреагирует начальник? Какова политика компании на этот счет? Можно ли попросить всего месяц – или возможно сделать перерыв на год? Как это скажется на вашей карьере в организации?

Однако о длинном отпуске вполне реально договориться – и так, чтобы это устроило вас, вашу компанию и даже вашего начальника и коллег.

Подготовка

Первым и важным этапом переговоров об отпуске является подготовка. Проанализируйте свои цели и соберите информацию.

Каковы ваши цели? Например, нужно ли вам восстановиться после стресса, уделить больше времени семье, учебе или особенно интересному проекту? Какие договоренности помогут вам в этом? Обсудите с друзьями, родственниками и коллегами, которым доверяете, при каких условиях можно реализовать ваши цели. Достаточно ли месяца или вам нужен год? Имеется ли компромиссный вариант? Подумайте, где во время переговоров вам нужно проявить твердость, а где – гибкость.

Какие прецеденты существуют? Предоставляла ли компания подобные отпуска раньше? Обратитесь к коллегам, чтобы найти людей, получивших длительный отпуск, и поговорите с ними. Узнайте у них подробности о том, как они заключили соглашение и что для этого сделали. Насколько хорошо все сложилось? Начальник, не желающий быть первым, кто предоставил длительный отпуск, может успокоиться, услышав о предыдущих успешных случаях. Если прецедентов не было, посмотрите, под какие правила организации можно подвести вашу просьбу. Классическим примером является случай инженера, который хотел посвятить год подводной фотографии коралловых рифов, и начальник предоставил ему «образовательный отпуск».

Как уменьшить нагрузку на коллег и начальника? Подумайте, кто будет выполнять ваши обязанности в ваше отсутствие. Какие дела вы можете закончить? Что можно отложить на потом? Что еще можно сделать, чтобы компенсировать ваше отсутствие? Поговорите с близкими коллегами и подумайте вместе над решением проблемы. Важно правильно выбрать момент для просьбы. Отпуск будет легче получить вскоре после завершения крупного проекта или достижения важного результата.

В такой момент ваши заслуги более заметны, и начальник может почувствовать себя в долгу перед вами. Старайтесь не обращаться с просьбой об отпуске в горячий сезон, когда ваш начальник и весь отдел загружены работой.

Переговоры

Если у вас хорошие отношения с начальником и высокий уровень доверия, процесс переговоров проходит легче и больше напоминает беседу, направленную на решение проблемы. Если отношения с начальником не очень хорошие, можно поискать возможности поговорить с менеджером, который окажет больше поддержки.

Примените подход, ориентированный на решение задач. В разговоре с начальником подчеркивайте, что хотите остаться в организации, хотя вам и нужно решить семейные или личные вопросы. Предоставьте достаточно информации о проблеме, с которой столкнулись, чтобы ваши потребности были понятны, но не говорите больше, чем вам комфортно сказать. Расскажите о своей преданности организации в долгосрочной перспективе и объясните, как отпуск сделает возможной вашу работу в компании в будущем.

Ищите взаимовыгодные или беспроигрышные решения. По возможности заранее сообщите о необходимости взять отпуск. Создавая благоприятные условия для планирования и адаптации, вы облегчаете решение проблем, получаете возможность оценить последствия вашего отсутствия для команды, уменьшаете нагрузку на других и демонстрируете преданность организации и чувство ответственности. Чтобы прийти к выигрышному для всех решению, необходимо обсудить с коллегами время ухода в отпуск и условия, которые помогут организации справиться без вас. Ваша цель – найти такое решение, при котором ваш работодатель согласится на просьбу об отпуске и обеспечит необходимую вам гибкость.

Убедитесь, что правильно понимаете друг друга. Уточните границы и временные рамки соглашения, обсуждаемого с начальником. Подтвердите сроки, договоритесь, будете ли вы на связи с организацией во время отпуска и сможете ли помогать коллегам в случае необходимости.

Продумайте, что вы скажете команде. Подумайте, что вы и ваш начальник скажете другим о вашем отпуске, кому и что нужно сообщить. Если сроки отпуска понятны, скажите об этом. Если вы договорились, что будете помогать коллегам, объясните, как будет происходить общение (например, предпочтительный канал связи, время суток, когда вы, вероятно, будете свободнее и т. д.).

Письменно закрепите договоренности. Память может подвести, поэтому возьмите на себя инициативу зафиксировать в письме начальнику, о чем вы договорились. Чтобы избежать недоразумений, попросите его указать, хочет ли он что-то исправить или пояснить.

Отпуск

От того, как вы будете поддерживать отношения во время отпуска, будет зависеть, добьетесь ли вы поставленных целей.

Управляйте отношениями с коллегами. Находясь в отпуске, по возможности регулярно поддерживайте контакты с коллегами. Оставаясь на связи, вы обеспечиваете поддержку и помощь коллегам в ваше отсутствие. Контакты также усиливают личные отношения с коллегами и помогают оценивать ситуацию в организации, куда вы в конце концов вернетесь.

Управляйте отношениями с начальником. Если вы остаетесь на связи с начальником во время отпуска, это сигнализирует о вашей преданности организации и намерении продолжать сотрудничество. Поддерживая контакт, вы уменьшаете вероятность того, что вас не будут учитывать в будущих решениях, касающихся обучения или распределения заданий, и обеспечиваете гладкое возвращение на работу.

Подготовьтесь к возвращению. Во время вашего отсутствия коллеги могут поменять должности, и, вероятно, ваша работа тоже изменится. Вашу старую работу могут сохранить для вас, или вы выйдете на новую должность. Может смениться и непосредственный начальник.

Следовательно, вернувшись, ведите себя так, как если бы вы были новичком: больше беседуйте с коллегами и набирайте обороты. Проявите инициативу и выясните, как ваш начальник и коллеги понимают вашу (новую) должность и что им может от вас понадобиться.

Неожиданный перерыв

В случае непредвиденной необходимости в длительном отпуске процесс получения разрешения будет короче: вам придется обратиться с просьбой, используя только ту информацию, которая у вас уже есть. Но, даже не предупредив заранее и не подготовившись, вы можете изложить просьбу так, чтобы было понятно, почему вам необходим отпуск и почему организация должна поддержать вас.

Обращаясь с просьбой, говорите о своих потребностях и желании вернуться в организацию. Сообщите своему начальнику или контактному лицу в компании, что у вас случилось, и назовите вероятную длительность отпуска: неделя-две (например, пока снова не откроется детский сад) или месяц и более (например, когда речь о неопределенном сроке болезни родственника). Объясните, почему отпуск нужен срочно (сообщая только те подробности, о которых вам комфортно говорить). Заверьте в своей преданности организации и коллегам, но не давайте лишних обещаний.

Обозначьте, как вы можете корректировать длительность отпуска. Учитывая срочность отпуска, у вас могут быть ограничены возможности уменьшить ущерб от внезапного ухода. Называя конкретный срок, когда вы свяжетесь с начальником и уточните ситуацию, скажем, спустя две недели или месяц, вы успокоите тех, кого тревожит неопределенность периода вашего отсутствия. И если длительность отпуска совершенно непонятна, например в случае серьезной болезни, лучше сказать об этом.

Выходите на связь – но учитывайте свои ограничения. Ваши возможности справляться с внезапно возникшими семейными обстоятельствами, вероятно, более ограничены, чем если бы у вас было время на подготовку. Ничего страшного. Возможно, вам понадобится полностью отвлечься от работы. Но если вы сможете хотя бы кратко общаться с начальником и коллегами, это облегчит возвращение на работу.

Если вам отказали

Какие у вас есть альтернативы, если отпуск не дали? Вспомните о цели отпуска и подумайте, как вам все-таки добиться ее. Уволиться? Уменьшить обязательства перед семьей? Отложить новый проект до лучших времен? Или выгореть, перерабатывая в каждой сфере своей жизни, чтобы выполнить личные и профессиональные обязательства?

Если вам отказали в отпуске и неполный рабочий день не поможет решить проблему, измените тактику и попробуйте добиться необходимых условий: иногда «нет» означает «может быть». Вы также можете обратиться за поддержкой в другое место – в отдел кадров или к вышестоящему начальству. Второй вариант несет некоторый политический риск, поэтому хорошо подумайте, с кем поговорить и как сделать вашу просьбу выигрышной для всех.

И, наконец, вы можете предложить уволиться. Эту карту можно разыграть только один раз, но, если получить отпуск действительно важно, вы можете получить преимущество – или доказательства, что это место работы не самое подходящее для вас. Подумайте, как лучше сказать об увольнении. Формулировка «Мне очень жаль, но, кажется, мне придется уволиться» заметно отличается от «Не дадите отпуск – уволюсь!» Если это ваша последняя надежда, постарайтесь представить этот самый крайний вариант так, чтобы сохранить репутацию и отношения с начальником, коллегами и организацией.

Об авторе: Дениз Руссо – профессор организационного поведения и государственной политики Университета Карнеги – Меллона

Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь