Бардак - находка для шпиона

Спор о том, можно ли хранить на рабочем столе личные вещи и держать кружку для кофе или нужно запретить все, кроме компьютера, похож на противостояние физиков и лириков. Не облегчают жизнь носителям разных корпоративных политик и ученые. Одни, проведя эксперименты, утверждают, что творческий беспорядок на столе снижает производительность, другие - что только в такой среде и можно решать нестандартные задачи.

Шпионам преграда

«Адекватная замена бумажных носителей цифровыми инструментами, отсутствие личных вещей, порядок на столах повышают не только качество, но и безопасность работы, - утверждает Сергей Волдохин, менеджер по информационной безопасности компании Teleperformance. - В частности, защищает нас и наших клиентов от потенциальных утечек информации через бумагу и личные устройства. Нельзя недооценивать общий вид и состояние «чистых» рабочих мест, что также положительно влияет на качество работы».

«Если на рабочем столе куча бумаг, перемешанных с мусором, потерять что-то или случайно уничтожить очень просто, - считает Светлана Тищенко, директор по стратегическому развитию АКГ «Градиент альфа». - У нас требования к состоянию рабочих столов прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка».

Если в «Градиент альфе» финансовых наказаний за беспорядок не предусмотрено, то в Teleperformance, по словам Волдохина, нарушение политики приведет к снижению бонуса. Ежедневную проверку рабочих мест, по словам Волдохина, осуществляют супервайзеры и координаторы проектов, а раз в месяц - руководители контактного центра.

В PwC многократные нарушения политики «чистых» столов принимаются во внимание при выставлении оценки за год. Фиксация нарушений возложена на сотрудников административного отдела.

«В нашей компании политика «чистых» столов является частью правил внутреннего распорядка и существует уже много лет. Консультанты и аудиторы работают с клиентской информацией, и нашей обязанностью является обеспечивать конфиденциальность документов», - рассказывает Светлана Круглова, руководитель функции управления талантами, директор PwC.

В конце каждого рабочего дня сотрудники PwC должны убрать с рабочего стола все документы, дискеты, папки, диски, карты флеш-памяти, бумаги и личные вещи, перечисляет Круглова. Конфиденциальные материалы (как клиентские, так и внутрикорпоративные) должны храниться под замком. Все ненужные документы конфиденциального характера помещаются в специальные контейнеры для уничтожения документов либо (если они не являются конфиденциальными) в контейнеры другого типа, которые можно отправить на вторичную переработку без измельчения. Эта политика распространяется на все зоны офиса. На шкафах и подоконниках можно размещать только цветы. Топ-менеджерам PwC повезло больше. У них есть постоянные столы и кабинеты, и у некоторых руководителей можно заметить личные вещи и стопки газет и журналов.

Порядка ради

Но не только ради соблюдения секретности компании требуют от сотрудников не захламлять рабочие столы. Многие убеждены, что есть прямая взаимосвязь между качеством работы и состоянием рабочего стола.

«Взаимосвязь, безусловно, есть, - считает Тищенко. - Всего лишь поиск ручки или степлера в куче бумаг может серьезно сбить ход мысли и привести к ошибкам в работе».

«Беспорядок на рабочем столе вызывает усталость, мешает сосредоточить внимание, отвлекает. Это доказано исследованиями, - знает Елена Шумилова, начальник отдела по подбору и адаптации персонала «Альфастрахования». - Является человек творческим или нет - беспорядок воздействует одинаково». Хотя в «Альфастраховании» и нет специальных требований к состоянию рабочих столов, Шумилова считает, что в цифровую эпоху нет надобности в хранении большинства документов на бумаге.

Зависимости между профессиональными качествами и порядком на столе Круглова из PwC не видит. С этим утверждением согласна Инна Китаева, психотерапевт, HR-директор Объединенной транспортной компании. В ее практике встречались менеджеры, опровергающие всякие теории. К примеру, руководитель отдела рекламы - человек творческий, креативный и при этом с абсолютно пустым столом, который ассоциировался со стерильной операционной, и гениальный, но совершенно не структурированный внутренне бухгалтер, хаос на столе которого был сравним, наверное, только с арабским базаром.

Ученые спорят

Ученые Принстонского университета пару лет назад исследовали работоспособность людей в организованном и неорганизованном пространстве. Пришли к однозначному выводу, что хаос на рабочем столе негативно сказывается на концентрации внимания и продуктивности, что, в свою очередь, приводит к стрессу и снижению производительности. Подобно тому как многозадачность парализует мозг, так и беспорядок парализует нашу продуктивность, пояснили ученые. Продуктивность снижает и беспорядок в цифровой сфере: завал в электронной почте, 15 открытых вкладок, нагромождение значков на рабочем столе в компьютере.

Их коллеги из Университета Миннесоты провели ряд экспериментов и пришли к выводу, что захламленный рабочий стол способствует творческому мышлению, помогает находить нестандартные решения. Людей сажали за захламленные и идеально чистые рабочие столы и просили выполнить определенные задания, ответить на вопросы и заполнить анкеты. Люди, работавшие за чистым столом, как правило, были более склонны к благотворительности, здоровому питанию и соблюдению норм и правил. А люди, работавшие в беспорядке, придумали больше нестандартных решений творческих заданий.

Счастливы в хаосе

«Мой рабочий стол находится в состоянии творческого беспорядка. Но я легко ориентируюсь, нахожу любой документ и не теряю время», - признается Марина Гетманская, управляющий партнер агентства AG Loyalty. Как-то после курса по тайм-менеджменту Гетманской удалось навести на столе идеальный порядок, который продержался 3-4 дня. Периодически она наводит порядок на столе, чтобы порадовать коллегу-партнера, но понимает, что ей самой комфортнее работать в собственном порядке.

«Беспорядок вообще славен тем, что подстегивает креативность, - считает психолог клиники «Сесиль плюс» Татьяна Тихолаз. - Когда неожиданные вещи оказываются друг рядом с другом, ты делаешь неожиданные выводы, а в трехмерном измерении этот эффект становится еще сильнее. Без людей с выраженным творческим радикалом человечество погрязло бы в рутине, как в невысыхающем болоте».

«Как правило, творческий беспорядок - норма для людей с кинестетическим восприятием информации и для «возможников»: тех, кто привык жить и мыслить с точки зрения возможностей, - комментирует Дарья Пантюх, бизнес-психолог, автор проекта Consulting Boutique. - Этот способ мышления и организации дел не стоит нарушать, если нет цели помешать человеку принимать нестандартные решения. Таким людям достаточно описать содержание документов, которые не должны находиться на столе, но все остальное лучше оставить на их усмотрение».

И все-таки разбирать стол полезно, настаивает Пантюх. Чем лучше организовано и расчищено физическое пространство, тем больше места останется для того, что действительно важно.