Как бороться с неотгулянными отпусками

В конце года ко множеству текущих задач отделов персонала добавляется еще одна неотложная – ликвидация хвостов отпусков. История проблемы накопления неотгулянных отпусков косвенно связана с новогодними праздниками. В 2004 г. в Трудовой кодекс (ТК) внесли изменения, согласно которым люди получили отдых с 1 по 5 января. А в 2012 г. каникулы продлили до восьми дней – с 1 по 8 января. С учетом выходных продолжительность каникул составляет примерно 10 дней – почти полноценный отпуск. Именно по этой причине сотрудники стали меньше отдыхать в течение года, а длинные майские праздники усилили тренд. Многим хватает праздничных дней для отдыха, и законный оплачиваемый отпуск они используют лишь частично. Эта ситуация – огромный риск для работодателей.

Статья 115 ТК говорит, что сотрудник имеет право не менее чем на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Их в любом случае необходимо использовать, и одна из частей отпуска должна быть не менее 14 дней. Но почти в любой компании найдутся сотрудники с «хвостами» – неотгулянными днями отпуска. У некоторых они достигают 50, 100 и более дней. В нашей практике был случай, когда человек за 11 лет работы отгулял всего три недели. Это уже серьезное нарушение – штраф за непредоставленный отдых составляет 50 000 руб. на каждого сотрудника. Инспекция по труду обяжет в течение месяца закрыть хвосты.

Избавиться от хвостов, чтобы начать новый год с чистого листа, можно несколькими способами.

1. Сделать так, как предписывает инспекция труда, но не дожидаясь инспекторов: отправить в неиспользованный отпуск. Однако это вряд ли возможно, если у сотрудника накопилось 50 и более дней.

2. Если хвост велик, нужно более радикальное решение: расторгнуть с человеком трудовой договор по соглашению сторон, выплатив компенсацию за неиспользованный отпуск, а на следующий день вновь принять его на работу. Ограничения у этого варианта тоже могут быть: например, этого не предусматривает корпоративная политика или откажется сотрудник, который не захочет терять стаж и другие возможные льготы.

3. Предоставлять отпуск по выходным дням. Фактически сотрудник находится на месте всю рабочую неделю и в то же время получает отпускные. В нашей практике инспектора по труду при проверках спокойно относятся к такому варианту при условии, если человек сам написал заявление на отпуск.

Однако, если служба персонала просто закроет хвосты в текущем году, нет гарантии, что они не появятся вновь в следующем. Решить проблему поможет правильно составленный график отпусков. По закону работодатель имеет право решать, когда именно предоставить сотрудникам отдых. Например, если компания запланировала сотруднику весь отпуск в сентябре, в этом месяце ему и отдыхать. Для этого и предназначен график отпусков – локальный нормативный акт, регулирующий систему отпусков в организации. От соблюдения этого документа сотрудник не может отказаться. Исключением являются лишь некоторые льготные категории, которые могут выбирать время отпуска по своему усмотрению или по заключению врача. К ним, например, относятся женщины перед декретным отпуском и после отпуска по уходу за ребенком, женщины и одинокие мужчины с двумя и более малолетними детьми, почетные доноры и т. д.

Закон позволяет сторонам договориться о разделении отпуска на части (одна из которых не менее 14 дней). Подтверждением договоренности является заявление сотрудника о разделении отдыха на несколько периодов, которое согласует компания. Однако документ этот надо писать не накануне очередного отпуска, а один раз в год – перед подготовкой графика отпусков в компании на следующий год. Правильно составить график отпусков на год, в котором надо указать общее количество дней отпуска и даты. Перед этим каждый сотрудник пишет заявление о разделении отпуска на части. Если же отпуск придется перенести, ничто не мешает это сделать: надо лишь согласовать с руководителем.

Переход на открытую и понятную систему планирования с графиком отпусков – серьезный проект. Он потребует изменения мышления у руководства и персонала и времени на принятие новой схемы. По нашему опыту, от двух до четырех лет применения графика потребуется на то, чтобы к нему все привыкли и научились планировать на перспективу. Появится уверенность, что компания полностью соблюдает закон, а работа станет эффективнее: задачи не будут откладываться, сотрудники перестанут конфликтовать. Тогда график будет преимуществом, а не бременем.